Comment tenir la comptabilité d’une entreprise ?

Beaucoup de nouveaux entrepreneurs posent la même question : en pratique, comment est préparée la comptabilité d’une entreprise ? La comptabilité se fait par la mécanisation des écritures comptables.

La comptabilité a été effectuée avec des programmes informatiques pendant un certain temps et aujourd’hui. Il serait impensable de le faire autrement. Avec n’importe lequel d’entre eux, il vous suffit d’appuyer sur une touche pour obtenir un solde à une date précise.

Savoir ce qu’un client vous devait l’année dernière ou voir quel est le bénéfice de l’activité aujourd’hui. Mais, logiquement, pour qu’un programme vous montre des informations d’une certaine manière. Ces informations devaient être saisies au préalable.

Et comment est-ce fait ? Par les écritures comptables.

La comptabilité consiste essentiellement en cela : faire des écritures comptables. L’un derrière l’autre. D’autres choses doivent également être faites, bien sûr, mais le gros du travail consiste généralement à saisir les entrées correspondantes dans le programme utilisé.

Quelles sont les transactions à comptabiliser ?

Toutes les opérations effectuées par l’entreprise. Par exemple:

• Achats et dépenses.
• Ventes et revenus.
• Acquisitions et ventes d’actifs.
• Salaires et sécurité sociale.
• Règlements fiscaux.
• Emprunts et autres dettes.
• Bourse d’attribution.
• Placements financiers.
• Livraisons et réceptions de billets à ordre, de lettres de change ou de tout autre effet.
• Tous mouvements bancaires.
• Tous les mouvements de trésorerie.

En général, tout fait d’importance économique ainsi que son encaissement ou son paiement.

Que faut-il pour tenir une comptabilité ?

En gros, pour tenir la comptabilité il vous faut : un programme comptable et les pièces justificatives des opérations. Et, évidemment, un professionnel comptable qui gère les deux choses.

1. Le programme comptable

C’est l’outil de travail, donc votre choix est essentiel. Il en existe de nombreux sur le marché et bien qu’ils aient tous les bases et les fondamentaux. Il existe également de nombreuses différences entre eux. La classification la plus importante que l’on puisse faire à cet égard est la suivante :

• Programmes que vous achetez et installez sur votre ordinateur.
• Programmes que vous utilisez pour un prix mensuel et qui sont dans le cloud.

Les premiers sont les programmes d’une vie : vous les avez sur votre ordinateur, vous les mettez à jour, vous faites vos copies de sauvegarde. Ces derniers sont relativement récents mais ils sont là pour rester et finiront bientôt par remplacer les autres. Les avantages de travailler avec un programme de comptabilité dans le cloud sont importants.

Il suffit d’un terminal quelconque et d’une connexion Internet pour travailler, ce qui permet la délocalisation si prisé aujourd’hui. Étant une technologie dans le cloud, vous n’avez pas à vous soucier des sauvegardes, des mises à jour, de l’occupation de l’espace sur les ordinateurs. Ces « problèmes » deviennent la responsabilité du fournisseur.

2. Preuve des opérations

Pour établir une note comptable, vous devez être en possession du document qui reflète l’opération en question. Et sans les pièces justificatives des écritures comptables, leur véracité ne pourrait être démontrée.

À titre d’exemple, parmi les documents comptables les plus courants, nous pouvons citer : les factures émises et reçues, la paie, la sécurité sociale, les preuves de mouvements bancaires, les encaissements, etc.

Importance de tenir une comptabilité aussi à jour que possible

Imaginons que nous soyons fin septembre et que vous souhaitiez avoir une idée approximative du montant de TVA que vous devrez payer le 20 octobre prochain car vous devez faire des prévisions de paiement. Votre programme va vous donner ces données en appuyant sur une touche, ce qui est fantastique.

Tout aussi rapidement, vous pouvez vérifier combien un client vous doit ou combien vous avez payé pour l’électricité depuis janvier. Mais un petit détail doit être pris en compte: le programme va calculer ce montant en fonction des données qu’il a saisies.

Et ce qui signifie que si la comptabilité n’est mécanisée que jusqu’en juillet, le montant que le programme va calculer pour vous est de cette date.